Valitse sivu

STVY:n seminaari syksyllä 2020: Sisällönhallinnan haasteita ja ratkaisuja

** Koronaviruksen takia STVY on päättänyt siirtää seminaarin syksyyn 2020. Uudet päivät tarkentuvat myöhemmin **

Suomen teknisen viestinnän yhdistys järjestää syksyllä 2020 kaksipäiväisen seminaarin, jonka teema on Sisällönhallinnan haasteita ja ratkaisuja.

Yritykset tuottavat ja julkaisevat jatkuvana virtana informaatiota, kuten teknistä dokumentaatiota ja markkinointimateriaalia mitä erilaisimmissa formaateissa. Monesti näitä sisältöjä tuottavat eri ryhmät yrityksen sisällä. Lopputulos saattaa noudattaa yrityksen brändiä, mutta sisällöt ja toimintaperiaatteet eivät ole aina yhdenmukaisia. Tämä asettaa teknisille viestijöille useita haasteita. Miten näiden haasteiden kanssa on toimittu? Tähän kysymykseen vastaavat eri puhujamme seminaarin aikana.

Tärkeät faktat:

  • Aika: TULOSSA MYÖHEMMIN
  • Paikka: TULOSSA MYÖHEMMIN
  • Seminaarin kielet: torstain esitykset ovat suomeksi, perjantain englanniksi.

Seminaarin keynotet

Heidi Enwald: Terveysviestinnän kohdentaminen ja räätälöinti

Miten terveysviestintää voidaan kohdentaa ja räätälöidä? Keynote-puheenvuorossaan tätä kysymystä pohdiskelee Oulun yliopiston lehtori ja tutkija, tohtori Heidi Enwald. Millaista on terveysviestinnän käyttäjien tiedon tarve, miten he tietoa etsivät ja käyttävät, entä millaista on terveysviestinnän lukutaito? Mitä yhtäläisyyksiä ja eroavaisuuksia voimme löytää terveys- ja teknisen viestinnän välillä?

 

Heikki Huttunen: Deep Neural Networks – The Backbone of AI

Heikki Huttunen on koneoppimisen ja signaalinkäsittelyn apulaisprofessori Tampereen yliopistolla. Hänen 10 hengen tutkimusryhmänsä tutkii sovellettua tekoälyä ja sen käyttöä teollisuudessa. Heikki johtaa AI Hub Tampere -tutkimuskeskusta (tampere.ai), jonka tavoitteena on laskea tekoälyn käyttöönoton kynnystä eri yrityksissä.

Ohjelma

Varaamme oikeuden muutoksiin ja tarkennuksiin.

Päivä 1

08.30–09.15

Rekisteröinti ja aamukahvi

Rekisteröinti ja aamukahvi.

9.15–9.30

Alkusanat

Seminaarin avaa seminaarin pääkoordinaattori Laura Katajisto.

09:30–10.30 Keynote

Heidi Enwald: Terveysviestinnän kohdentaminen ja räätälöinti

Puhujasta: Voi! Tämä on vasta tulossa.

10.30–11.15

Hanna Heinonen & Sirpa Ruokangas, KONE: Miten selviydyt kahdesta migraatiosta viidessä vuodessa: mitä pitää huomioida sisällönhallintajärjestelmää valitessa

Vuonna 2014 KONE aloitti suuren kehitysprojektin korvatakseen SGML-pohjaisen sisällöntuotannon XML:llä, ja uudet XML-työkalut otettiin virallisesti käyttöön vuoden 2016 alussa. Mutta vuonna 2020 olemme jälleen uuden migraation edessä siirtyessämme yhdestä XML-pohjaisesta sisällönhallintajärjestelmästä toiseen. Miten tähän tilanteeseen päädyttiin ja miten selviydymme jälleen yhdestä migraatioprojektista? Tämä esitys avaa sitä, miten määritellä yrityksen vaatimukset sisällönhallintajärjestelmälle ja miten valita oikea sisällönhallintajärjestelmä ja antaa käytännön vinkkejä sisällön migraatioon.

Puhujista:

Hanna Heinonen on informaatiosuunnittelija ja Key User Kone Oyj:llä ja on erikoistunut informaatioarkkitehtuuriin ja informaatiosuunnitteluun, käyttäjä- ja tehtävälähtöiseen dokumentaatioon, DITA XML:ään, sisällönhallintajärjestelmiin ja muihin työkaluihin, ja työkalu- ja IT-tukeen. Työn ohella Hanna tekee väitöskirjaa vuorovaikutteisen teknologian tohtoriohjelmassa Tampereen yliopistossa.

Sirpa Ruokangas: Voi! Tämä on vasta tulossa.

 

11.30–12.30

Useita puhujia: Katsaus Pro Gradu -tutkimuksiin Tampereen yliopistolla

Mitä tutkivat tekniset viestijät Pro Gradu -tutkimuksissaan? Susanna, Hanna, Jesse ja Heidi kertovat töistään.

Esitykset ovat suomeksi.

Susanna Eskelinen: Usability of a customer service chatbot’s answers

This thesis studies the chatbots of few student housing associations in Finland. Do the chatbots provide usable answers to the target audience? The thesis uses usability research methods in analyzing the answers.

Puhujasta: I study technical communications and translation (English) at Tampere University. At the moment, I also work at Nokia Network and Solutions. I find usability and new technologies especially interesting in the field of technical communications.

Hanna Fränti: Improving Documentation through usability heuristics and user personas

This thesis focuses on the comparison of two widely used usability research methods: heuristics and user personas. What type of data do we get from using these methods? Are there supplemental benefits in combining them? The thesis is done in cooperation with ABB Oy Marine and Ports.

Puhujasta: I study English language and literature as my major at Tampere University and work at ABB Marine and Ports. I am really interested in the concept of the user in technical communications, but information architecture and content management are also among my main interests.

Jesse Lyytikäinen: Content migration process: Transfering technical documentation between content management systems

This thesis centers around problems that may occur when migrating between content management systems. Through the use of ethnographical methods, the aim is to chart these problems and discover what measures can be taken to ensure a fluid migration process. The thesis is done in cooperation with Valmet Technologies Oy.

Puhujasta: I am currently wrapping up my remaining studies in English language and literature at Tampere University while simultaneously writing my MA thesis for Valmet Technologies. In technical communications, I would consider content management and concepts of UX and usability to be my core interests.

Heidi Uusitalo: Constructing terminology management processes at a global manufacturing company

This thesis concentrates on the organization of terminology work at a case company. How can we improve processes to ensure smooth terminology management and how can different organizational units be involved in terminology work? The thesis is done in cooperation with Vaisala Oyj.

Puhujasta: I study English language and literature as a major and have completed minors in technical communications and marketing at Tampere University. I’m currently working at Vaisala and writing my Master’s thesis. My main interests in the field of technical communications are terminology, terminology management, and usability.

12.30–14.00

Lounas

Hyvää ruokahalua!

14.00–14.45

Maria Iho & Leena Haapoja, Clausion: Case Clausion: sisältöä suoraan suunnittelusta asiakasdokumentaatioon

Clausion on suomalainen it-talo, jonka tuote FPM (Financial Performance Management) on talousohjauksen työkalu ja käytössä yli 200:ssa suomalaisessa yhteisössä ja yrityksessä. Clausionin tuotekehitys on jaettu kahdelle toimipisteelle (Espoo, Suomi ja Chandigarh, Intia). Tuotekehityksen lisäksi Clausion myy, toimittaa ja tukee FPMtuotetta Espoosta käsin.

FPM käyttäjädokumentaatio sisältää käyttöliittymässä helpin, tooltipit sekä muut näytössä olevat ohjeistukset, pääkäyttäjän ja peruskäyttäjän ohjeet pdf-muodossa sekä julkaisukohtaiset tiedotteet pdf-muodossa. Käytännössä dokumentaation sisältö tulee sekä suoraan eri järjestelmistä (Atlassian Confluence, Jira) että kirjoitetaan teknisen viestijän toimesta.

Asiakkaiden ja käyttäjien lisäksi on tärkeää saada tieto kulkemaan sisäisesti Clausionin projekteille ja erityisesti konsulteille jotka tekevät päivitys- ja uudisprojektityötä. Konsultit myös tuottavat itse projektikohtaista dokumentaatiota, jonka pohjana on julkaisukohtainen dokumentaatio. Se, että yrityksen eri toimijat löytävät yhteisen tiedon on yhtä tärkeää kuin se kenelle tietoa tuotetaan.

Yhteisesityksessämme kerromme Clausionin toimintaympäristöstä, sisällöntuotannosta ja työkaluista. Tuomme esiin onnistumisia ja haasteita sekä tulevaisuuden toiveita. Kerromme myös miten haemme tietoa käyttäjistä ja miten olemme siinä onnistuneet.

    Puhujista:

    Maria Iho on koulutukseltaan kielitieteen FM ja hänellä on yli 20 vuoden kokemus teknisen viestinnän tehtävistä. Maria iloitsee uudesta urasta FPM-palvelun tuoteomistajana Clausion Oy:n tuotehallinnassa, missä hän aloitti huhtikuussa 2019. Hän on palannut ohjelmistokehityksen pariin ja pääsee nauttimaan jatkuvasta oppimisesta, prosessikehityksestä sekä erityisesti asiakkaiden kanssa keskustelusta.

    Leena Haapoja on koulutukseltaan käännöstieteen FM ja hänellä on yli 20 vuoden kokemus teknisen viestinnän tehtävistä. Leena on Clausionin dokumentointiasiantuntija ja työskentelee Marian tavoin tuotehallinnassa. Leena vastaa FPM-sovelluksen käyttäjädokumentaatiosta sekä Clausionin sisäisestä dokumentaatiosta erityisesti konsultoinnin tarpeisiin. Aikaisempi kokemus ohjelmistotuotteiden käytettävyysasioista, käyttöliittymän lokalisoinnista sekä käyttöohjeista toi hänet takaisin softamaailmaan.

    15.00–15.45

    Tarja Karjalainen & Eeva Viljanen, HappyOrNot: Mitä mä just luin? - Käyttöliittymätekstien suunnittelu osana käyttäjäkokemuksen rakentamista

    Käyttäjäkokemus (UX) on tärkeä osa tuotteen kuin tuotteen suunnittelua. Usein sen suunnittelussa keskitytään kuitenkin visualisuuteen, väreihin ja toimintoihin. Yksi tärkeä elementti käyttäjän kokemuksessa on kuitenkin myös kieli, ja sen suunnitelu usein jää teknisen kehitys- ja suunnittelutyön jalkoihin. Tässä puheenvuorossa esitellään käyttöliittymien (UI) tekstien suunnittelua ja sisällönhallintaa osana globaalin tuotteen UI- ja UX-suunnittelua.

    HappyOrNot on asiakaskokemuksen mittaamiseen erikoistunut kansainvälisesti toimiva tamperelainen yritys. Eeva Viljanen toimii HappyOrNotilla teknisenä kirjoittajana ja Tarja Karjalainen vastaa yrityksen lokalisoinnista. Tahoillaan he luovat omien toimintojensa sisällöntuotannon prosesseja tuotteen ja asiakasviestinnän välimaastossa. Yhteistyössä he ovat kehittäneet uusia lähestymistapoja, joissa tekninen tuotesuunnittelu ja kieliasiantuntijuus yhdistyvät. Esityksessään he havainnollistavat käyttöliittymätekstien suunnitteluprosessia käytännön esimerkein ja kertovat mitä hyvä käyttöliittymäkirjoittaminen on HappyOrNotilla.

    Puhujista:

    Tarja Karjalainen is a Localization Manager at HappyOrNot, the company responsible for creating the globally-recognizable ‘Smiley’ feedback system. She has hands-on experience from both vendor and client sides of the localization industry, originally as a freelance translator and later as lead for a team of localization professionals and user experience writers in the wearables industry. Currently Tarja is helping thousands of HappyOrNot clients on every continent gauge satisfaction of customers, staff and visitors in their own language. She is passionate about translation technology, agile localization and user experience.

    Eeva Viljanen is a Technical Writer. At HappyOrNot, Eeva’s job is to guide customers on their journey with HappyOrNot’s Smileys products. Her tasks include UI writing together with the UX team and authoring articles into the online customer community. Eeva is an all-round technical communications specialist. She has worked with renowned Finnish exporting-companies and held many roles: technical writer, off-shore consultant, mentor, teacher of technical communication and translator. Creating the best possible message and conveying information to those who need it has been the carrying theme of her professional life.

    15.45–16.15

    Iltapäiväkahvi

    Kahvit löytyvät Valtatie 30:n alakerran ravintolasta.

    16.15–17

    Sanni Siltanen, KONE: Muna vai kana? Teknisen dokumentaation rooli XR:ssä ja XR:n rooli teknisessä dokumentaatiossa

    X Reality (XR) teknologiat AR, VR ja MR sekä niitä tukevat teknologiat ja laitteet ovat kehittyneet huimaa vauhtia viime vuosina. Kuinka teknologiaa viedään käytäntöön ja kuinka niitä voidaan hyödyntää teollisuudessa ja mitä haasteita siihen liittyy? Mikä on teknisen dokumentaation rooli XR:ssä ja XR:n rooli teknisessä dokumentaatiossa? Esityksessä käydään lyhyesti läpi XR teknologioiden yleiset mahdollisuudet ja soveltamisen haasteet teollisuudessa. Lisäksi käydään läpi kuinka KONE on lähtenyt kokeilemaan niitä huollon apuna ja miten XR nivoutuu yhteen teknisen dokumentaation kehityksen kanssa.

    Puhujasta:

    Tekniikan tohtori Sanni Siltanen on erittäin kokenut XR asiantuntija, ja yksi lisätyn todellisuuden pioneereista Suomessa. Nykyisessä roolissaan KONEella hän tutkii muun muassa, kuinka näitä teknologioita voidaan hyödyntää huoltoliiketoiminnassa. Sannin intohimona on saada teknologia laboratoriosta todelliseen käyttöön. Tämä vaatii usein laaja-alaista kehitystä ja poikkitieteellistä tutkimusta. Kuten esimerkiksi XR teknologioiden ja teknisen informaation risteyttämistä, johon tässä esitelmässä paneudutaan.

    18.15–

    STVY:n kevätkokous ja seminaarin illanvietto

    Illanvietto

    Päivä 2

    08.30–09.15

    Rekisteröinti ja aamukahvi

    Rekisteröinti ja aamukahvi.

    9.15–9.30

    Alkusanat

    Toisenkin seminaaripäivän avaa seminaarin pääkoordinaattori Laura Katajisto.

    09:30–10.30 Keynote

    Heikki Huttunen

    Voi! Tämä on vasta tulossa.

    10.30–11.15

    Marjaana Jokinen: When Content is not your own, managing a curated collection on a digital learning platform

    When it comes to learning in the workplace, content comes in many shapes and sizes. Some of it comes in a standardized form for everyone, such as company-specific eLearning on information security, workplace safety or ethical principles. Some of it takes a completely opposite approach and aims to support staff members’ individual interests and professional development.
    With the latter example, content does not have to be created within the organization itself. It may be a good idea to point staff members towards a wider range of options. For example, to study a relevant course on Udemy, watch a TED Talk or tutorials on YouTube, or read an article or a case study. But how do you help staff members make use of such opportunities? Who decides what is relevant and what is reliable?
    Selecting and obtaining content from existing information resources is called content curation. In this presentation, I will introduce some opportunities that content curation could offer for workplace learning. I will then share a case example of a project where a simple curated collection was implemented iteratively on a digital learning platform. To conclude, I will envision how smart curated collections could help employees discover job-specific learning content just-in-time.

    Puhujasta: Marjaana Jokinen has her professional roots in technical communication and her binoculars on digital learning technologies. Working as an independent consultant, she wants to help IT, HR and business units deliver measurable results and learning experiences with an impact.

    11.30–12.15

    Anssi Ahlberg, Digi- ja väestötietovirasto: Surviving Swiss Cheese: How to present and manage localized content on a public service when you do not have full control over the language assets?

    The presentation uses the Finnish Opendata.fi (https://www.avoindata.fi) service as a case study of a public service that manages localizable and localized content from multiple sources using multiple tools. At the same time, the service team neither owns, nor controls the full language asset or the content published via the service.

    The presentation outlines and looks at survival strategies when the goal of creating a harmonized highquality language experience is not feasibly attainable with available resources: Where to set the bar on language quality, how to define that bar, how to cope with quality issues beyond our control, how to survive the multiple tools, what to do with assets of questionable quality, and how to best overcome limited means of supporting translators. The presentation aims at providing generic guidelines and proven best practises that can be applied in projects and services dealing with similar challenges.

    Puhujasta: Anssi Ahlberg has 20 years of experience in creating and managing documentation and language support for IT products and services. He started his career as a technical writer and moved on through multiple roles in project and product management at Nokia and Microsoft. Having been responsible for Symbian and Lumia smart phones’ region and language support, localization, internationalization and languages are near and dear to his heart. Currently Anssi works as a product manager at the Finnish Digital and Population Data Services Agency. The agency promotes the digitalisation of society, secures the availability of information and provides services related to customers’ life events.

    12.15–13.30

    Lounas

    Muistakaa verkostoitua!

    13.30–14.15

    Indi Liepa, Adina Solutions: Building a content strategy for technical documentation that fits your organization’s goals

    When you discover that what you are currently doing is no longer fit for purpose and needs to change, it can be hard to figure out how to best create, localize and deliver content in the future. There are so many information architectures and tool solutions out there and several different options.

    As the number of digital content delivery channels and hubs grow and the boundaries between pre-sales and post-sales documentation blur, technical communicators have to think of the bigger picture before making changes. There are a multitude of factors to consider and important decisions depend on other teams.

    Join me to take a walk through the different practical approaches you might consider (including for example, DITA, DITA with a DITA content management system, DITA with a PLM solution, DITA light, markdown or a combination or hybrid solution) and the impacts of some of the choices you might have to make.

    Puhujasta:

    Indi Liepa has practical experience of defining and implementing content strategies from Nokia/Microsoft IT Enterprise Architecture and through working with the clients of Adina Solutions. Her work has included everything from Word, to Markdown, to advanced DITA-based solutions. She has experience as a Process Manager responsible for implementing lean content processes and as an Agile Product Owner of a DITA content management solution. She started as a technical documentation project administrator and technical writer. Indi is interested in the “bigger picture” and how people and technologies work together to reach the overall business goals of the enterprise through continuous improvement.

    14.30–15.15

    Nolwenn Kerzreho, Ixiasoft: Organizing content in your CCMS – Accommodating for Fluidity

    When moving to CCMS, most organizations will analyze how to best reuse content throughout their product documentation at a set time. Upon discovery, most also realize how product content has different provenance, constraints and workflows: legal, safety and regulation, product information, training… On top of this, each content set also comes with specific time constraints and life cycles and the team leads also need to understand how to manage the impacts when content evolves.

    In order to maximise reuse and consistency and to enable easier management in the CCMS, information architects must think about the content lifecycle and anticipate how to best plan its organization. Just as analyzing a doc sample is not enough to guarantee a doc-wide information architecture, separating the content on different path is not sufficient to create sustainable content management practices.

    More than ever, information architects and team leads need to think about the purpose, nature, lifecycle and change management for entire content sets. Even though product changes and variants would trigger documentation changes, each content set needs to follow its own changes and fixes.

    The presentation will illustrate these challenges with three different patterns that enable flexibility in content management, including updating, back-fixing, roll-back, parallel development and the independent evolution of content sets.

    Puhujasta:

    Nolwenn Kerzreho has worked with CCMS vendors for over a decade as a consultant and Technical Account Manager. Within IXIASOFT, Nolwenn participated in successful CCMS projects in various industries such as Telecom, software, high-tech, process, medical devices, and machine industry. At turns technical writer, knowledge manager, translation project manager, teacher and DITA Specialist, Nolwenn has international experience in several industries. An international speaker and author, Nolwenn holds a Master’s degree in Technical Communication, Translation, Terminology and Project Management. Nolwenn teaches Technical Communication and structured writing at the European Master in Translation at University Rennes 2, where she introduced DITA in 2009.

    15.15–15.30

    Loppusanat

    Loppusanat ja seminaarin yhteenvedon lausuu yhdistyksen puheenjohtaja Eeva Viljanen.

     

    Hinnat

    STVY:n jäsenille

    • Yksi päivä, 100 euroa
    • Kaksi päivää, 200 euroa

    Hinnat muille kuin STVY:n jäsenille

    • Yksi päivä, 125 euroa
    • Kaksi päivää, 250 euroa

    Ryhmäalennus

    Jos samasta yrityksestä tulee osallistujia neljä tai enemmän, laskun loppusummasta saa 25% alennuksen.