Mitä on tekninen viestintä?

Me kaikki käytämme erilaisia laitteita ja ohjelmistoja päivittäin niin kotonamme kuin työssämme. Sekä laitteiden että ohjelmistojen tehokas ja turvallinen käyttö edellyttää, että pystymme tutustumaan niin niiden uusiin kuin vanhoihinkin toimintoihin vaikkapa käyttöohjeen avulla. Tällaisen käyttäjille tarkoitetun informaation suunnitteleminen ja tuottaminen on ala nimeltään tekninen viestintä, ja alan asiantuntija on nimeltään tekninen viestijä. Käyttöohjeiden suunnittelu ja toteuttaminen on vain yksi osa teknistä viestintää.

Teknistä viestintää tarvitaan monilla aloilla ja monissa erityyppisissä yrityksissä. Informaatiota voidaan tuottaa hyvinkin erilaisille tuotteille. Työn alla voi olla niin yksittäinen tietokoneelle tai puhelimeen asennettava sovellus kuin vaikkapa lentokoneen suihkumoottori. Tuotettu informaatio voidaan julkaista esimerkiksi:

  • pikaoppaissa tai käyttöohjeissa
  • tutoriaaleissa
  • ohjelmistojen online-ohjeissa
  • useimmin kysyttyjen kysymysten listoissa (FAQ, UKK)
  • laitekuvauksissa
  • varaosalistoissa.

Informaatio voi olla painettuna tuotteen myyntipaketissa, PDF-tiedostona tai tavallisina selattavina verkkosivuina internetissä, videona, animaationa, audiona, chattiruuduissa, virtuaalitodellisuudessa, lisätyssä todellisuudessa tai monessa muussa muodossa. Teknisen viestinnän asiantuntijat voivat myös hoitaa yrityksen verkkosivujen sisällöntuotantoa tai markkinointimateriaalin kirjoittamista. Teknisen viestijän synonyyminä ovat yleensä tekninen kirjoittaja tai dokumentoija, vaikka alalla tehdään paljon muutakin kuin kirjoitetaan tai tuotetaan dokumentteja.

Sijoittuminen

Teknisen viestinnän ammattilaiset voivat työskennellä yksin tai yhdessä muiden kanssa esimerkiksi tehtaissa, ohjelmistoyrityksissä, toimistoissa, pankeissa, sairaaloissa joko suoraan tai alihankkijoina. Teknisten viestijöiden sijoittuminen eri aloille on yhtä moninaista kuin itse toimenkuvakin. Yhteistä jokaiselle teknisiä viestijöitä tarvitseville alalle on niiden tarve saada tekniikkaan ja teknologiaan liittyvää informaatiota suunniteltuna ja tuotettuna tarkoituksenmukaiseen muotoon.

Valtaosa Suomen teknisen viestinnän ammattilaisista työskentelee it-alalla. Viime vuosina alan työtilanne ja työpaikat ovat aaltoilleet, sillä yritykset ovat sekä ulkoistaneet teknistä viestintää että palkanneet sisäisiä teknisiä viestijöitä. Erilaiset palveluyritykset ovat edelleen työnantajina suurelle osalle alan ammattilaisista. Voidaan kuitenkin olettaa, että tulevaisuudessa teknisten viestijöiden tarve lisääntyy. Teknologian osuus jokapäiväisessä elämässämme kasvaa jatkuvasti, joten tarvitaan myös ihmisiä, jotka tutustuvat tuotteeseen tavallisen Matti Meikäläisen näkökulmasta ja osaavat kertoa selkeästi ja käyttäjää ajatellen miten tätä teknologiaa lopulta käytetään.

Tiedot ja taidot

Teknisen viestinnän ammattilaiselta edellytetään monenlaisia tietoja ja taitoja, kuten hyvää kirjoitustaitoa sekä kykyä suodattaa ja muuntaa asiantuntijoilta saatua tietoa kohderyhmän tarvitsemaan muotoon. Teknisen viestijän on siis myös osattava analysoida kohderyhmänsä ja ymmärrettävä, keille he sisältöä luovat: kenelle kirjoitan ja mitä näiden käyttäjien tulee tietää tuotteesta tai palvelusta, jotta he voivat käyttää sitä joustavasti ja asianmukaisesti. Taitavan teknisen veiestijän perustehtävä on luoda ymmärrettävää ja selkeää informaatiota, joka ottaa huomioon käyttäjien erilaiset taustat ja tavoitteet. Sujuva englannin kielen taito on usein perusedellytys, koska tekstit kirjoitetaan valtaosin englanniksi. Tästä syystä Suomessa toimivilla teknisillä viestijöillä on usein kielellinen koulutustausta.

Tekniseltä viestijältä vaaditaan myös muita taitoja ja ominaisuuksia. Yksi tärkeimmistä teknisen viestijän taidoista on kyky ymmärtää tekniikkaa, jonka parissa työskentelee. Kiinnostus tekniikkaan ylipäänsä auttaa erilaisten tekniikoiden sisäistämisessä. Tekniseltä viestijältä edellytetään myös stressinsietokykyä, sillä työtä leimaavat nopea teknologinen kehitys sekä erityisesti it-alalla hyvinkin nopeasti vaihtelevat projektiaikataulut. Ryhmätyötaidot ovat erittäin tärkeitä teknisen viestinnän alalla, koska työ muodostuu yhteistyöstä muiden teknisten viestjijöiden, tuoteasiantuntijoiden sekä esimerkiksi graafisten suunnittelijoiden kanssa.

Tietotekniset taidot ovat luonnollisesti myös tarpeen, sillä vaikka tekninen viestijä ei tekniikan alalla työskentelisikään, hänen käyttämänsä työvälineet kuitenkin usein edellyttävät tietotekniikan sekä tiettyjen erikoistuneiden ohjelmistojen hallitsemista. Tällaisinä työvälineinä voidaan mainita erilaiset tekstinkäsittely- ja taitto-ohjelmat, oikolukuohjelmat, ja monet erilaiset julkaisuohjelmistot. Teknisen viestijän onkin kyettävä elämään jatkuvassa muutoksessa, sillä viestijän tehtäväkenttä elää ja muuttuu koko ajan.

Koulutus

Suurimmalla osalla suomalaisista teknisistä viestijöistä on taustanaan kielikoulutus, joko filologia tai käännöstiede. Noin viidesosa on kouluttautunut muulla alalla, yleisimmin joko teknisellä tai kaupallisella alalla. Lähes kaikki tekniset viestijät ovat suorittaneet ylioppilastutkinnon, ja reilusti yli puolella on ylempi korkeakoulututkinto. Viime vuosien aikana tekninen viestintä on alana tullut tunnetummaksi ja niinpä alan koulutustakin on nykyisin tarjolla. Kolmasosa teknisistä viestijöistä on osallistunut joko yliopistojen teknisen viestinnän opinto- ohjelmaan tai muiden tahojen järjestämille kursseille ja konferensseihin. STVY:n omat seminaarit innostavat aina yli 100 jäsentä osallistumaan.